除卻巫山還有山——法因數(shù)控2015年采購(gòu)招標(biāo)紀(jì)實(shí)

        “×××公司，全部參加投標(biāo)報(bào)價(jià)”、“×××公司，部分參加投標(biāo)報(bào)價(jià)”、 “請(qǐng)各位投標(biāo)單位關(guān)注大屏幕，所有投標(biāo)單位的一次報(bào)價(jià)都在大屏幕上”、“按照本次招投標(biāo)的文件規(guī)定，沒(méi)有繳納投標(biāo)保證金的×××單位，以及資質(zhì)審查不合格的×××單位將沒(méi)有投標(biāo)資格”……

        4月26日—28日，法因數(shù)控孫村廠區(qū)第四會(huì)議室里，2015年的招投標(biāo)工作正在緊張有序的進(jìn)行。39個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目，6962種具體物料，179家供應(yīng)商參與投標(biāo)，其中，參與家數(shù)最多的一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目達(dá)到17家。從以上數(shù)據(jù)可知，本次招標(biāo)工作，無(wú)論從招標(biāo)范圍的廣泛性，還是從投標(biāo)單位參與的充分性，都是前所未有的。當(dāng)然，招標(biāo)的效果也是可數(shù)可期的。

        決策篇：審時(shí)度勢(shì)

        2014年是轉(zhuǎn)折之年，國(guó)際上，美聯(lián)儲(chǔ)縮減購(gòu)債到最終退出量化寬松，國(guó)內(nèi)，經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)放緩，投資下滑，經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)入新常態(tài)。展望2015年，可以預(yù)計(jì)經(jīng)濟(jì)的很多方面，將會(huì)延續(xù)現(xiàn)在的趨勢(shì)。適時(shí)調(diào)整宏觀經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、將GDP增長(zhǎng)目標(biāo)定位7%，這些都清楚的表明，我國(guó)經(jīng)濟(jì)還是有較大的下行壓力。

        從具體行業(yè)來(lái)看：機(jī)床工具行業(yè)，2015年，中國(guó)機(jī)床工具工業(yè)協(xié)會(huì)預(yù)測(cè)，年增長(zhǎng)率約為8.6%，略高于全國(guó)的平均水平，但相較于2014年11.8%的增長(zhǎng)率，有較大降幅；建筑行業(yè)，一直就處在去庫(kù)存化的壓力中，全國(guó)鐵塔行業(yè)的產(chǎn)能過(guò)剩達(dá)40%；汽車行業(yè)，相比于2500萬(wàn)輛的年產(chǎn)量，實(shí)際銷量只在2100萬(wàn)輛，產(chǎn)能過(guò)剩也很明顯。再看我國(guó)工業(yè)品出廠價(jià)格，已經(jīng)連續(xù)36個(gè)月下降，今年一季度，工業(yè)品出廠價(jià)下降6個(gè)百分點(diǎn)。與此相對(duì)應(yīng)，由于客戶壓價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手降價(jià)等原因，我公司產(chǎn)品價(jià)格也承受著很大的下調(diào)壓力，直接導(dǎo)致利潤(rùn)空間不斷壓縮。

        在如此嚴(yán)峻的大背景下，公司領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢(shì)，果斷決策，在做好“開(kāi)源”的同時(shí)，有效進(jìn)行“節(jié)流”，才是應(yīng)對(duì)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的最快、最有效的途徑。為此，公司將招標(biāo)工作提升到重要的高度，創(chuàng)新管理方式，多措并舉，開(kāi)始推進(jìn)招標(biāo)工作高效進(jìn)行。

        準(zhǔn)備篇：穩(wěn)步推進(jìn)

        3月10日，公司將招標(biāo)辦、采購(gòu)中心整合為招標(biāo)采購(gòu)中心，調(diào)整為總經(jīng)辦管理，直屬總經(jīng)理主抓，此舉不但提高了效率，也為今后招標(biāo)工作的開(kāi)展提供了組織保障。

        一是建組織，明確招標(biāo)流程和職責(zé)分工。公司在組織機(jī)構(gòu)調(diào)整的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化，成立了招標(biāo)工作組，明確由總經(jīng)理?yè)?dān)任工作組組長(zhǎng)，同時(shí)兼任招標(biāo)商務(wù)組組長(zhǎng)，分管技術(shù)的副總經(jīng)理任招標(biāo)技術(shù)組組長(zhǎng)。招標(biāo)技術(shù)組和招標(biāo)商務(wù)組分別由各事業(yè)部、技術(shù)中心、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、綜合管理、審計(jì)、采購(gòu)、法務(wù)、計(jì)劃等部門組成。同時(shí)，公司文件也對(duì)招標(biāo)工作組的職責(zé)等事項(xiàng)都進(jìn)行了詳盡描述，如此規(guī)定，在明確相關(guān)部門（人員）職責(zé)的同時(shí)，也理順了招標(biāo)工作主要步驟流程和重要節(jié)點(diǎn)，確保了招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

        二是變形式，實(shí)行集中招標(biāo)。以往招標(biāo)，采用年度招標(biāo)的形式，招標(biāo)計(jì)劃的時(shí)間跨度一般在半年左右，加上定標(biāo)時(shí)間，招標(biāo)效果的顯現(xiàn)相對(duì)滯后，為此，公司決定本年度的招標(biāo)工作采取集中招標(biāo)形式，由各事業(yè)部統(tǒng)計(jì)報(bào)告年度招標(biāo)物料，具體要求是年度用量大或采購(gòu)價(jià)值高的物料，再由招標(biāo)部門結(jié)合2014年的采購(gòu)情況，確定招標(biāo)物料的大類和明細(xì)，并提交總經(jīng)理召集的專題會(huì)議進(jìn)行重點(diǎn)分析，最終確定了39類采購(gòu)物料進(jìn)行招標(biāo)，相關(guān)物料采購(gòu)量約為9800萬(wàn)元，占2014年總采購(gòu)金額的70%以上。

        三是定規(guī)則，建立公正基礎(chǔ)。為保證本次招標(biāo)的公正性，參照其他企業(yè)的先進(jìn)做法，明確了三項(xiàng)基本原則：1、提高投標(biāo)保證金的額度。具體根據(jù)招標(biāo)物料的金額確定，項(xiàng)目金額50萬(wàn)及以下的，投標(biāo)保證金2萬(wàn)元；項(xiàng)目金額50-100萬(wàn)的，投標(biāo)保證金4萬(wàn)元；項(xiàng)目金額100-200萬(wàn)的，投標(biāo)保證金8萬(wàn)元；項(xiàng)目金額200萬(wàn)及以上的，投標(biāo)保證金10萬(wàn)元。參加多個(gè)項(xiàng)目投標(biāo)的供應(yīng)商，按照投標(biāo)保證金最高項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行繳納。投標(biāo)保證金額度的提高，可以有效過(guò)濾投標(biāo)單位，保證招標(biāo)的實(shí)效性。2、明確招標(biāo)評(píng)標(biāo)的流程。開(kāi)標(biāo)時(shí)，向全體投標(biāo)單位和評(píng)委進(jìn)行公開(kāi)每家投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)；評(píng)標(biāo)時(shí)，向評(píng)委提供2014年相關(guān)物料的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)數(shù)量，并明確評(píng)委的具體分工，各司其責(zé)。3、在公司外網(wǎng)實(shí)時(shí)公告招標(biāo)的所有信息。讓投標(biāo)單位及時(shí)掌握招標(biāo)動(dòng)態(tài)，并接受投標(biāo)單位的監(jiān)督。

        四是擴(kuò)范圍，保證競(jìng)爭(zhēng)的充分性。盡可能多地充實(shí)供應(yīng)商，對(duì)保證項(xiàng)目的招標(biāo)質(zhì)量具有非常重要的意義。對(duì)此，公司通過(guò)網(wǎng)絡(luò)公布、各事業(yè)部提供等多種渠道查找相關(guān)物料供應(yīng)商的聯(lián)系方式，主動(dòng)接洽，邀請(qǐng)其參與我公司的招標(biāo)，并告之我公司的網(wǎng)址，讓他們經(jīng)常瀏覽我們的網(wǎng)站，以便及時(shí)獲取招標(biāo)信息。最終，參與本次招標(biāo)的供應(yīng)商的數(shù)量達(dá)到179家，公開(kāi)招標(biāo)信息的效果非常明顯。

        開(kāi)標(biāo)篇：公開(kāi)透明

        4月24日，總經(jīng)理主持召開(kāi)專題會(huì)議，聽(tīng)取有關(guān)部門招標(biāo)工作的準(zhǔn)備情況，研究并排定開(kāi)標(biāo)計(jì)劃和相關(guān)注意事項(xiàng)，會(huì)后，由招標(biāo)采購(gòu)中心在協(xié)同網(wǎng)上公告開(kāi)標(biāo)信息，并通知所有投標(biāo)單位。4月26日-28日，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)。首先，按照招投標(biāo)流程規(guī)定，對(duì)沒(méi)有繳納投標(biāo)保證金，以及資格不符合招標(biāo)要求的供應(yīng)商，取消其投標(biāo)資格；其次，公開(kāi)唱標(biāo)，由操作員將所有投標(biāo)單位的一次報(bào)價(jià)同步投放到大屏幕上，整個(gè)過(guò)程都是在本招標(biāo)項(xiàng)目所有投標(biāo)單位現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督下進(jìn)行。在公布投標(biāo)報(bào)價(jià)時(shí)，公司技術(shù)、商務(wù)評(píng)標(biāo)委員同步審查投標(biāo)文件，必要時(shí)，并與投標(biāo)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交流，投標(biāo)單位如有疑問(wèn)，也可在開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)說(shuō)明。初步評(píng)議后，對(duì)有意向中標(biāo)供應(yīng)商，要求其進(jìn)行二次報(bào)價(jià)，二次報(bào)價(jià)需要密封簽字，并在后續(xù)評(píng)議中，統(tǒng)一向評(píng)委開(kāi)啟公布?？傊麄€(gè)評(píng)標(biāo)過(guò)程，都是在公開(kāi)、透明的狀態(tài)下完成的。

        評(píng)標(biāo)篇：嚴(yán)肅認(rèn)真

        按照事先確定的評(píng)標(biāo)規(guī)則，在投標(biāo)產(chǎn)品滿足招標(biāo)文件的技術(shù)質(zhì)量要求的前提下，對(duì)投標(biāo)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，選擇價(jià)格較低的品牌供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。對(duì)于投標(biāo)產(chǎn)品是否滿足招標(biāo)文件的技術(shù)質(zhì)量要求的，暫時(shí)不予公布中標(biāo)，或者將產(chǎn)品進(jìn)行試驗(yàn)后，再簽訂協(xié)議。

        無(wú)論是技術(shù)評(píng)議、商務(wù)評(píng)議，還是價(jià)格比較，全部都在所有評(píng)委和審計(jì)人員的監(jiān)督狀態(tài)下進(jìn)行，在大屏幕上同步顯示供大家評(píng)判，任何一位評(píng)委存在任何疑問(wèn)，均可查找投標(biāo)單位的原始書面資料進(jìn)行核對(duì)。

4月26日-28日，每天19:00之后，招標(biāo)評(píng)委要對(duì)當(dāng)天的招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)標(biāo)，工作結(jié)束時(shí)間都要在22:30分左右，但在整個(gè)招標(biāo)評(píng)標(biāo)過(guò)程中，沒(méi)有一個(gè)評(píng)委中途離開(kāi)。評(píng)標(biāo)過(guò)程的嚴(yán)肅、認(rèn)真，不但確保了招標(biāo)的公開(kāi)、公正性，也提高了工作的效率，首批中標(biāo)單位的名單，在招標(biāo)結(jié)束后第一天即在公司外網(wǎng)上進(jìn)行了公告。

        結(jié)果篇：可數(shù)可期

        4月29日，第1號(hào)中標(biāo)公告發(fā)布，8種物料的22家單位中標(biāo)。

        4月30日，第2號(hào)中標(biāo)公告發(fā)布，9種物料的19家單位中標(biāo)。

        5月4日，第3號(hào)中標(biāo)公告發(fā)布，19種物料的38家單位中標(biāo)。

        除電氣柜、電腦、包裝箱等三類物料，公司需要重新進(jìn)行通用化、標(biāo)準(zhǔn)化，減少種類并整理圖紙后，再組織進(jìn)行招標(biāo)之外，其他36個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目，均是在開(kāi)標(biāo)一周之內(nèi)公布了中標(biāo)結(jié)果，這在法因數(shù)控的招標(biāo)歷史上還是第一次！

        降價(jià)效益可知。根據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，本次招標(biāo)全部36大類招標(biāo)物料，涉及6962種具體物料，與2014年公司ERP系統(tǒng)的最低價(jià)格相比，整體下降幅度在15%左右，可以預(yù)見(jiàn)，2015年下半年，公司各事業(yè)部的采購(gòu)成本將會(huì)大幅下降。

        “三化”工作找到突破口。多年以來(lái)，作為技術(shù)基礎(chǔ)的“三化”工作一直再提，但難有突破。在本次電氣柜招標(biāo)中發(fā)現(xiàn)，公司使用的規(guī)格型號(hào)很多，甚至到了一臺(tái)產(chǎn)品就有一個(gè)規(guī)格型號(hào)的地步，這不但給采購(gòu)管理、技術(shù)管理增加了工作量，也為供應(yīng)商增加了麻煩，相應(yīng)的，生產(chǎn)成本和采購(gòu)成本必將難以降低。在聽(tīng)取評(píng)標(biāo)委員會(huì)意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，總經(jīng)理果斷決策，中止電氣柜評(píng)標(biāo)，由技術(shù)委員會(huì)主任牽頭，組織技術(shù)人員15天內(nèi)完成通用化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的整頓工作，將電氣柜的規(guī)格型號(hào)壓縮到最低限度。與此類似，包裝箱、電腦也存在相同問(wèn)題。這些問(wèn)題的暴露，并非壞事，恰恰為技術(shù)基礎(chǔ)的“三化”工作找到了突破口。

        供應(yīng)商管理找到方向。無(wú)須諱言，隨著公司的發(fā)展，有些供應(yīng)商（品牌）跟隨法因共同成長(zhǎng)，但也有個(gè)別品牌沒(méi)有轉(zhuǎn)變觀念，沒(méi)有正確分析當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，并作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，因此失去了與法因繼續(xù)合作的機(jī)會(huì)。從內(nèi)部問(wèn)題分析看，個(gè)別物料的同一種物品，最多的存在使用11家品牌，為公司的管理增加了成本，需要進(jìn)一步壓縮和調(diào)整。將來(lái)，隨著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，將會(huì)進(jìn)一步合并品牌，在保證公司產(chǎn)品質(zhì)量要求的前提下，減少供應(yīng)商數(shù)量，擴(kuò)大單一供應(yīng)商的采購(gòu)用量，形成企業(yè)與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作關(guān)系，最終實(shí)現(xiàn)共贏。

        招標(biāo)采購(gòu)樹立典范。統(tǒng)一安排時(shí)間，集中進(jìn)行招標(biāo)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門通力配合，顯著提高了招標(biāo)的效率。39大類物料，三天之內(nèi)開(kāi)標(biāo)完畢，一周之內(nèi)公布中標(biāo)結(jié)果，并盡可能利用周末時(shí)間，減少對(duì)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。每天進(jìn)行的招標(biāo)，當(dāng)天晚上就要進(jìn)行評(píng)標(biāo)、定標(biāo)，定標(biāo)后，第一時(shí)間在公司外網(wǎng)進(jìn)行公告。招標(biāo)工作安排緊湊，不僅提高了效率，也避免了外部因素的干擾，從而確保了招標(biāo)過(guò)程的公開(kāi)、公正。

        問(wèn)題與反思

        宣傳力度欠火候。主要體現(xiàn)在個(gè)別現(xiàn)有的供應(yīng)商沒(méi)有參加招標(biāo)、參加的供應(yīng)商僅對(duì)原供應(yīng)的物料種類進(jìn)行了報(bào)價(jià)、從而造成投標(biāo)單位沒(méi)有對(duì)全部報(bào)價(jià)進(jìn)行響應(yīng)。究其原因，招標(biāo)準(zhǔn)備時(shí)間還是略顯緊張，與投標(biāo)單位的溝通還不是太充分，如果時(shí)間允許，宣傳力度進(jìn)一步加強(qiáng)，相信結(jié)果肯定還會(huì)更好。

        技術(shù)基礎(chǔ)管理亟待提升。一方面，使用的品牌過(guò)多，比如“開(kāi)關(guān)、電源、編碼器”招標(biāo)項(xiàng)目，共計(jì)使用的品牌達(dá)到11種，另一方面，有的品牌卻多年未變，比如“電腦”招標(biāo)項(xiàng)目，只有一個(gè)品牌，其他品牌難以替換。

        物料種類復(fù)雜。如前所述，電氣柜、標(biāo)準(zhǔn)件等物料的種類過(guò)多過(guò)雜，完全可以通過(guò)通用化、標(biāo)準(zhǔn)化減少種類，這些問(wèn)題都反映出我們內(nèi)部技術(shù)基礎(chǔ)管理還需改進(jìn)，“三化”問(wèn)題不能只停留在口號(hào)上，現(xiàn)在到了需要拿出切實(shí)措施解決問(wèn)題的時(shí)候了。

        后記

        招標(biāo)工作基本完成，下一階段的工作重點(diǎn)就是，5月15日前，集中組織與中標(biāo)單位洽談具體條款，并簽訂長(zhǎng)期供貨協(xié)議。協(xié)議簽訂后，未中標(biāo)單位將組織退還投標(biāo)保證金，公司內(nèi)部更大的精力是規(guī)范調(diào)整ERP系統(tǒng)的價(jià)格和供應(yīng)商，只有這項(xiàng)工作落到實(shí)處，才能實(shí)實(shí)在在的發(fā)揮出招標(biāo)的最大效益。為此，公司于5月14日召開(kāi)第六次招標(biāo)工作專題會(huì)，會(huì)議明確了具體監(jiān)督管理措施：

         1、招標(biāo)小組總結(jié)匯報(bào)了關(guān)于本次招標(biāo)物料的長(zhǎng)期供貨協(xié)議簽訂情況（數(shù)據(jù)截至5月13日），已簽訂65個(gè)合同（與去年相比下降15%左右的物料價(jià)格），新的供貨協(xié)議，需要供應(yīng)商提供賬號(hào)，經(jīng)供應(yīng)商蓋章確認(rèn)的賬號(hào)備份留存財(cái)務(wù)，便于財(cái)務(wù)給供應(yīng)商辦款所用。

        2、長(zhǎng)期供貨協(xié)議的價(jià)格明細(xì)表需要招標(biāo)小組全體成員簽字，并附在中標(biāo)文件中，形成完整的招標(biāo)文件存檔。

        3、經(jīng)過(guò)招標(biāo)小組全體成員簽字的價(jià)格明細(xì)表備份，分別存留于各事業(yè)部、計(jì)劃管理部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦、審計(jì)部，便于今后采購(gòu)和監(jiān)督，真正把招標(biāo)的價(jià)格落實(shí)到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，產(chǎn)生效益。

        4、系統(tǒng)中原有物料的新的供貨價(jià)格要在5月17日前全部進(jìn)入ERP系統(tǒng)，同時(shí)關(guān)閉老的供貨價(jià)格，關(guān)閉ERP系統(tǒng)調(diào)價(jià)權(quán)限。目前公司在配套的72臺(tái)產(chǎn)品，計(jì)劃暫停，計(jì)劃部本周五前將72臺(tái)產(chǎn)品明細(xì)表發(fā)到各事業(yè)部，事業(yè)部將產(chǎn)品中新增物料的明細(xì)表進(jìn)行更改，提交工藝部添加編碼，計(jì)劃部錄入ERP系統(tǒng)，以上工作5月20日前完成。自5月17日起，系統(tǒng)中原有物料新的生產(chǎn)計(jì)劃開(kāi)始新的供貨價(jià)格，72臺(tái)配套產(chǎn)品新增物料供貨價(jià)格調(diào)整在5月20日之前完成。今后ERP系統(tǒng)價(jià)格調(diào)整在執(zhí)行中，如物料價(jià)格有明顯下降的，事業(yè)部需向公司總經(jīng)理書面申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理同意后可進(jìn)行價(jià)格調(diào)整。

        5、關(guān)于供應(yīng)商開(kāi)發(fā)票問(wèn)題：目前財(cái)務(wù)部執(zhí)行本月入庫(kù)產(chǎn)品，次月15日前開(kāi)具增值稅發(fā)票（若逾期未提供增值稅發(fā)票，對(duì)事業(yè)部進(jìn)行扣款），并交公司財(cái)務(wù)部審核、掛賬，再次月付款。新供貨協(xié)議中規(guī)定：公司在與供貨商核對(duì)清楚并確定了該結(jié)算周期的付款金額后，于雙方核對(duì)確認(rèn)一個(gè)月后向供貨商支付該貨款。供貨商應(yīng)在公司付款日前30日向公司開(kāi)具等額的正式17%增值稅發(fā)票提示公司付款，否則公司有權(quán)拒絕付款。

        6、關(guān)于供應(yīng)商壓錢問(wèn)題：新供貨協(xié)議中規(guī)定：供貨商同意公司扣留第一批貨款的10000元人民幣作為質(zhì)量保證金，質(zhì)量保證金首先從公司的應(yīng)付貨款中扣留。質(zhì)量保證金在本批產(chǎn)品驗(yàn)收合格之日起18個(gè)月后支付供貨商。除質(zhì)量保證金外，供貨商再向公司支付一定數(shù)額的履約保證金，履約保證金可從供貨商繳納的投標(biāo)保證金中扣留相應(yīng)金額，轉(zhuǎn)化為履約保證金。

        7、目前在市場(chǎng)下行壓力大的環(huán)境下，訂單明顯減少，節(jié)流特別是物料采購(gòu)工作愈顯重要，希望公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)眾志成城，認(rèn)真執(zhí)行和落實(shí)招標(biāo)采購(gòu)工作，對(duì)執(zhí)行落實(shí)不善者，公司將追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

        本次招標(biāo)工作雖告一段落，但法因的招標(biāo)工作還遠(yuǎn)沒(méi)結(jié)束，按照總經(jīng)理的部署，將準(zhǔn)備啟動(dòng)公司第二批，即其他物料的招標(biāo)工作。

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